Comment répondre concrètement aux nouveaux enjeux de gestion de la mobilité en entreprise

mobilité et nomadisme en entrepriseL’évolution des modes de travail amène de plus en plus les entreprises à repenser leur organisation pour permettre aux collaborateurs agiles de travailler efficacement. Une démarche qui peut devenir un véritable atout pour l’entreprise. D’une part, elle pourra réaliser des économies en optimisant l’utilisation de ses espaces de travail et d’autre part, elle pourra répondre aux aspirations de ses collaborateurs de plus en plus mobiles. Aujourd’hui, des solutions techniques existent pour que l’entreprise puisse passer efficacement du modèle traditionnel du bureau sédentaire à celui des espaces partagés. Des technologies qui sont accessibles à toutes les entreprises grâce notamment au développement de solutions en mode Saas.

Nomadisme et mobilité en entreprise

De plus en plus, le nomadisme en entreprise devient la norme et conduit les organisations à prendre en compte l’indispensable flexibilité des lieux et des modes de travail. Une évolution qui peut apporter aux entreprises une réponse concrète à l’envolée des prix de l’immobilier de bureaux, notamment dans les grandes métropoles, et leur permettre de changer leur approche de l’optimisation de l’utilisation des surfaces. Pour exemple, selon une étude Cushman & Wakefield de 2017, la moyenne des surfaces des grandes transactions d’immobilier de bureaux en Île-de-France reste étonnamment stable depuis dix ans. Force est de constater que si les grandes entreprises ne prennent pas davantage d’espaces de bureaux, elles s’organisent différemment pour optimiser les lieux. Désormais chaque bureau peut-être utilisé, à tout moment, par tout collaborateur de l’entreprise. Au-delà des économies réalisées sur le coût de l’immobilier de bureaux, le développement du nomadisme en entreprise présente d’autres atouts. Selon la même étude, 82 % des grandes entreprises considèrent en effet qu’une gestion optimisée de leurs espaces de travail et de leur organisation sont des facteurs clés pour assurer la rétention des talents. L’entreprise aurait donc tout à y gagner, d’autant que la mobilité des salariés ne cesse de croître – poussée par les évolutions réglementaires favorables au télétravail – et que la demande des collaborateurs souhaitant organiser leur propre temps de travail s’amplifie également. L’optimisation de l’utilisation de l’espace répond enfin à des problématiques conjoncturelles, par exemple pour les entreprises connaissant une croissance très rapide et qui peuvent ainsi continuer de recruter immédiatement sans attendre la disponibilité de nouveaux locaux supplémentaires.

Adapter les outils de l’organisation

La mobilité des collaborateurs est donc bien une évolution nécessaire à la compétitivité de l’entreprise et qui nécessite forcément une adaptation en termes d’organisation. Modéliser des espaces de travail, créer des scénarios d’occupation, gérer les disponibilités ne peuvent évidemment plus être réalisés avec des plannings et des tableurs Excel. Dans ces nouvelles organisations d’entreprise, le service le plus important est celui qui va permettre au collaborateur de gérer lui-même, et à distance, ses propres espaces de travail. Les traditionnels codes du bureau cèdent en quelque sorte la place à ceux de la réservation en ligne. « Aujourd’hui, il existe en effet des solutions spécifiques permettant d’avoir, à distance, une visibilité très rapide des espaces occupés et de ceux qui sont libres ainsi qu’une localisation des bureaux déjà réservés », fait remarquer Charles Khondji, président d’AddenDa Software. « Nous proposons ainsi un logiciel de gestion de plans AddenVisit qui offre la possibilité aux collaborateurs de réserver des bureaux à distance. Intégré au logiciel d’inventaire et de gestion multiparcs AddenParc, AddenVisit permet aussi de faire du space planning par des simulations d’agencement des espaces », précise Charles Khondji.

L’apport du cloud

Sur un plan technologique, le cloud et le web en mode SaaS ont permis une avancée majeure pour le développement de ce type d’applications accessibles partout, tout le temps et quel que soit le support utilisé (ordinateur, tablette, smartphone). AddenDa Software a ainsi beaucoup misé sur le cloud. « Tout devient en effet vite compliqué lorsque le collaborateur en situation de mobilité ne peut plus avoir accès aux services de l’entreprise », fait remarquer Charles Khondji. Une solution doit prendre en compte les nouveaux comportements pour être utilisée par tous, sur des supports variés et répondre aux aspirations BYOD (bring your own device). « La technologie cloud répond parfaitement aux besoins. Et comme nous déployons les solutions directement avec les métiers de l’entreprise, les DSI sont moins mobilisés et peuvent consacrer leurs ressources à la production de produits et de services », poursuit le responsable d’AddenDa. Le déploiement du logiciel AddenVisit a en effet la particularité d’être rapide et de ne pas nécessiter d’investissements informatiques supplémentaires de la part de l’entreprise.

Enfin, adopter des outils modernes d’organisation des espaces de travail peut devenir une étape sur le chemin de l’indispensable transformation numérique de l’entreprise. L’entreprise nomade voit s’ouvrir bien des voies devant elle…