Automatiser son inventaire pour gagner du temps semble une évidence. Mais au delà de cet avantage, l’automatisation, autrement dit l’informatisation de l’inventaire, présente cinq avantages majeurs :
1. Automatiser son inventaire pour LOCALISER :
Pour commencer, connaître précisément la localisation de chaque bien permet aux équipes terrain d’être plus efficaces. De ne pas avoir à chercher où se trouve ce dont ils ont besoin pour aménager une salle par exemple. D’éviter les achats superflus : inutile d’investir dans des chaises quand le site voisin en possède un lot.
2. Pour TRACER :
Disposer d’une vision en continue et non d’une photographie à un moment donné. Un inventaire est faux dès le lendemain ! Une chaise a été déplacée, un vidéo projecteur est endommagé … Il est donc important de pouvoir tracer tous les mouvements et tout ce qui se passe dans la vie d’un bien. Seule l’automatisation de l’inventaire par le biais d’un logiciel offre cet avantage, en rendant facilement possible l’enregistrement de tout ce qui se passe sur le terrain.
3. Automatiser l’inventaire pour REPARER :
Connaître l’état de vétusté de son parc permet également de mieux l’entretenir et de prévenir les pannes éventuelles.
4. Pour REMPLACER :
Savoir qu’un matériel a été réparé plusieurs fois, ou qu’il est encore sous garantie, facilite la prise de décision. Remplacer ou maintenir, l’automatisation de l’inventaire permet de choisir.
5. Automatiser son inventaire pour IMMOBILISER :
Enfin, inventorier ses immobilisations et les suivre physiquement garantissent la fiabilité des actifs immobilisés, inscrits au bilan de l’entreprise.
En résumé, avec l’automatisation de l’inventaire, terminés les tableurs à mettre à jour continuellement pour être sûr d’être à jour. Finis les coups de fil à la comptabilité pour s’assurer de l’entrée ou de la sortie de telle immobilisation.
L’automatisation de l’inventaire facilite le travail quotidien. Il permet l’enregistrement des dates de contrat liés aux biens inventoriés. Et avec le bon logiciel, c’est la fin des mauvaises surprises. Vous évitez les tacites reconductions intempestives ! Vous ne payez plus la réparation d’un équipement encore sous garantie …