5 bonnes raisons d’automatiser son inventaire

L’automatisation autrement dit l’informatisation de l’inventaire présente cinq avantages majeurs :

1. LOCALISER : Connaître précisément la localisation de chaque bien permet aux équipes terrain d’être plus efficaces. De ne pas avoir à chercher où se trouve ce dont ils ont besoin pour aménager une salle par exemple. D’éviter les achats superflus : inutile d’investir dans des chaises quand le site voisin en possède un lot.

2. TRACER : Disposer d’une vision en continue et non d’une photographie à un moment donné. Un inventaire est faux dès le lendemain ! Une chaise a été déplacée, un vidéo projecteur est endommagé … Il est important de pouvoir tracer tous les mouvements et tout ce qui se passe dans la vie d’un bien. Seule l’automatisation de l’inventaire par le biais d’un logiciel offre cet avantage, en rendant facilement possible l’enregistrement de tout ce qui se passe sur le terrain.

3. REPARER : Connaître l’état de vétusté de son parc permet de mieux l’entretenir et de prévenir les pannes éventuelles.

4. REMPLACER : Savoir qu’un matériel a été réparé plusieurs fois, ou qu’il est encore sous garantie, facilite la prise de décision. Remplacer ou maintenir, l’automatisation de l’inventaire permet de choisir.

5. IMMOBILISER : Inventorier ses immobilisations et les suivre physiquement garantissent la fiabilité des actifs immobilisés, inscrits au bilan de l’entreprise.

L’inventaire comme levier de performance

Si vous vous demandez encore pourquoi faire l’inventaire, alors regardez ce qui suit.

Gérer son inventaire c’est intéragir avec les différents métiers de l’Environnement de Travail.

La maîtrise du référencement et du suivi des biens et du patrimoine a un impact direct sur les performances des services internes et donc sur celles des hommes et de l’entreprise.

Normes légales, procédures d’audits internes, clôture comptable de l’exercice : l’inventaire de vos immobilisations est-il fiable ?

Un inventaire fiable pour des comptes justes et sincères

Inventaire annuel ou inventaire permanent ?
Tous les ans, au moment de la clôture des comptes, l’entreprise a l’obligation de produire un état des immobilisations. Cet état comprend le comptage des immobilisations et leur valorisation.
Pour ce faire il existe deux méthodes : l’inventaire permanent qui consiste à enregistrer les mouvements d’entrées et de sorties d’immobilisations tout au long de l’année et l’inventaire annuel, qui consiste à compter les immobilisations une fois par an.

Généralement, la comptabilité enregistre les factures d’immobilisation au cours de l’exercice. Elle peut en fournir une liste ainsi que la valeur d’achat comptabilisée et les amortissements de l’année. Cependant plus rares sont les entreprises qui possèdent une vue exhaustive et réaliste de leurs immos. Souvent, ce sont des pieds de factures qui sont saisis ou des lots d’immobilisations. Et dans ce cas, il est difficile de distinguer, parmi un ensemble de bureaux par exemple, lequel a fait l’objet d’une mise au rebut. Par conséquent, il est très important de disposer d’un inventaire physique unitaire, chaque bien pouvant être dissocié d’un autre et rattaché à son propre centre de coût. Et pour aller encore plus loin et s’assurer une vraie traçabilité des mouvements de ses immos, le mieux est d’utiliser un outil à même d’historiser toutes les opérations et de générer les écritures comptables pouvant en découler.

L’inventaire annuel ne fournira donc qu’une cartographie des immobilisations à un instant T alors que l’inventaire permanent assurera la pérennité de la gestion physique des immobilisations. Il est celui qui apportera à l’entreprise la garantie d’une gestion fine de son patrimoine et une collecte des informations au plus près de la réalité physique.

Mais comment s’y prendre ? Un tel inventaire est très chronophage. Et comment rapprocher la réalité du terrain avec les enregistrements comptables ?
Il y a plusieurs façons de procéder mais une seule est viable dans le temps. Il faut identifier chaque immobilisation par une étiquette avec un numéro unique et enregistrer sa localisation. Cette méthodologie est la seule qui évite les doubles comptages et qui permet de repérer facilement le bien sur le terrain. La durée d’un tel inventaire sera ensuite fonction du nombre de données à collecter (état de vétusté, service utilisateur, marque, modèle …).

Il faut ensuite procéder à un rapprochement avec les immobilisations enregistrées en comptabilité. Cette réconciliation peut s’opérer de trois manières : en rapprochant unitairement un bien physique d’une immo comptable, en éclatant les lots d’immobilisations enregistrés et en reliant ensuite une immo à un article, en valorisant les biens inventoriés à partir des factures ou d’une estimation moyenne et en comparant chaque compte d’immobilisation à la somme des montants de la famille d’articles correspondante.

Dans tous les cas, seule une analyse approfondie des écarts entre réalité physique et gestion comptable garantira la fiabilité de l’inventaire des immobilisations et un bilan juste et sincère.

Mise en conformité, certification des comptes et avantages financiers
Au-delà du respect des réglementations (loi de sécurité financière, loi Sarbanes-Oxley, normes IAS/IFRS, LSF, M21, audit interne) qui imposent des obligations fortes en matière de gestion d’immobilisations, l’inventaire offre aujourd’hui aux entreprises une double assurance. Il garantit non seulement le suivi comptable des actifs immobilisés mais il assure aussi leur suivi financier. Il apporte la preuve que les investissements ont été raisonnés et réalisés dans les règles de l’art et peut devenir un critère de performance de l’entreprise.

Comment répondre aux nouveaux enjeux de gestion de l’espace de travail en entreprise. 

Solution Cloud – Space planning – Tracking RFID : Le trio gagnant !

L’évolution des modes de travail amène de plus en plus les entreprises à repenser leur organisation pour permettre aux collaborateurs agiles de travailler efficacement. Une démarche qui peut devenir un véritable atout pour l’entreprise. D’une part, elle pourra réaliser des économies en optimisant l’utilisation de ses espaces de travail et d’autre part, elle pourra répondre aux aspirations de ses collaborateurs de plus en plus mobiles. Aujourd’hui, des solutions techniques existent pour que l’entreprise puisse passer efficacement du modèle traditionnel du bureau sédentaire à celui des espaces partagés. Des technologies qui sont accessibles à toutes les entreprises grâce notamment à la combinaison des solutions en mode SaaS, au « tracking » du mobilier en RFID et au mapping des espaces de travail sur plan.

Nomadisme et mobilité en entreprise

De plus en plus, le nomadisme en entreprise devient la norme et conduit les organisations à prendre en compte l’indispensable flexibilité des lieux et des modes de travail. Une évolution qui peut apporter aux entreprises une réponse concrète à l’envolée des prix de l’immobilier de bureaux, notamment dans les grandes métropoles, et leur permettre de changer leur approche de l’optimisation de l’utilisation des surfaces. Pour exemple, selon une étude Cushman & Wakefield de 2017, la moyenne des surfaces des grandes transactions d’immobilier de bureaux en Île-de-France reste étonnamment stable depuis dix ans. Force est de constater que si les grandes entreprises ne prennent pas davantage d’espaces de bureaux, elles s’organisent différemment pour optimiser les lieux. Désormais chaque bureau peut être utilisé, à tout moment, par tout collaborateur de l’entreprise. Au-delà des économies réalisées sur le coût de l’immobilier de bureaux, le développement du nomadisme en entreprise présente d’autres atouts. Selon la même étude, 82 % des grandes entreprises considèrent en effet qu’une gestion optimisée de leurs espaces de travail et de leur organisation sont des facteurs clés pour assurer la rétention des talents.

L’entreprise aurait donc tout à y gagner, d’autant que la mobilité des salariés ne cesse de croître – poussée par les évolutions réglementaires favorables au télétravail – et que la demande des collaborateurs souhaitant organiser leur propre temps de travail s’amplifie également.

L’optimisation de l’utilisation de l’espace répond enfin à des problématiques conjoncturelles, par exemple pour les entreprises connaissant une croissance très rapide et qui peuvent ainsi continuer de recruter immédiatement sans attendre la disponibilité de nouveaux locaux supplémentaires.

Adapter les outils de l’organisation

Space planning & Tracking RFID

La mobilité des collaborateurs est donc bien une évolution nécessaire à la compétitivité de l’entreprise et qui nécessite forcément une adaptation en termes d’outils et d’organisation.
Organiser les espaces de travail, créer des scénarios d’occupation, et gérer les disponibilités, doivent être appréhendés avec des outils modernes. Car modéliser sur plan les espaces de travail, est un mode d’organisation qui ne peut évidemment plus être réalisé avec de simple planning et autre tableur


Un nouveau regard sur l’Asset management (Tracking RFID et space planning)
en adéquation avec les nouveaux espaces de travail

Il en est de même pour ce qui est de l’implémentation de dispositifs RFID sur l’ensemble du matériel. Cela permet de savoir à tous instants ce qui est disponible, ce qui ne l’est pas, mais aussi de favoriser le travail collaboratif. En effet ce « tracking d’assets  » permet de s’assurer que les espaces de collaborations (salle de réunion et autres tiers-lieux) disposent du matériel nécessaire à l’efficacité d’un travail d’équipe en mode projet, avec des collaborateurs sur site ou hors site.

Dans ces nouvelles organisations d’entreprise, le service le plus important est celui qui va permettre le bon fonctionnement, fluide et sans contrainte de ces nouveaux modes de travail. Les traditionnels codes du bureau cèdent en quelque sorte la place à la nécessaire digitalisation des espaces de travail.

L’apport du cloud

Sur un plan technologique, le cloud et les applications en mode SaaS ont permis une avancée majeure pour le développement de ce type d’applications accessibles partout, tout le temps et quel que soit le support utilisé (ordinateur, tablette, smartphone).

Une solution doit prendre en compte les nouveaux comportements pour être utilisée par tous, sur des supports variés et répondre aux aspirations BYOD (bring your own device).

Enfin, adopter des outils modernes d’organisation des espaces de travail peut devenir une étape sur le chemin de l’indispensable transformation numérique de l’entreprise. L’entreprise nomade voit s’ouvrir bien des voies devant elle…C

Source : Regards croisés des salariés et des entreprises du privé sur le télétravail,
Le comptoir mm de la nouvelle entreprise, Malakoff Médéric, janvier 2018