Normes légales, procédures d’audits internes, clôture comptable de l’exercice : l’inventaire de vos immobilisations est-il fiable ?

Un inventaire fiable pour des comptes justes et sincères
Un inventaire fiable pour des comptes justes et sincères

Inventaire annuel ou inventaire permanent des immobilisations ?

Tous les ans, au moment de la clôture des comptes, l’entreprise a l’obligation de produire un état des immobilisations. Cet état comprend le comptage des immobilisations et leur valorisation.
Pour ce faire il existe deux méthodes. L’inventaire permanent consiste à enregistrer les mouvements d’entrées et de sorties d’immobilisations tout au long de l’année. L’inventaire annuel, lui, consiste à compter les immobilisations une fois par an.

Généralement, la comptabilité enregistre les factures d’immobilisation au cours de l’exercice. Elle peut en fournir une liste ainsi que la valeur d’achat comptabilisée et les amortissements de l’année. Cependan,t plus rares sont les entreprises qui possèdent une vue exhaustive et réaliste de leurs immos. Souvent, ce sont des pieds de factures qui sont saisis ou des lots d’immobilisations. Et dans ce cas, il est difficile de distinguer, parmi un ensemble de bureaux par exemple, lequel a fait l’objet d’une mise au rebut. Par conséquent, il est très important de disposer d’un inventaire physique unitaire, chaque bien pouvant être dissocié d’un autre et rattaché à son propre centre de coût. Et pour aller encore plus loin et s’assurer une vraie traçabilité des mouvements de ses immos, le mieux est d’utiliser un outil à même d’historiser toutes les opérations et de générer les écritures comptables pouvant en découler.

L’inventaire annuel ne fournira donc qu’une cartographie des immobilisations à un instant T alors que l’inventaire permanent assurera la pérennité de la gestion physique des immobilisations. Il est celui qui apportera à l’entreprise la garantie d’une gestion fine de son patrimoine et une collecte des informations au plus près de la réalité physique.

Mais comment s’y prendre ? Un tel inventaire est très chronophage. Et comment rapprocher la réalité du terrain avec les enregistrements comptables ?

Il y a plusieurs façons de procéder mais une seule est viable dans le temps. Il faut identifier chaque immobilisation par une étiquette avec un numéro unique et enregistrer sa localisation. Cette méthodologie est la seule qui évite les doubles comptages. Elle permet de repérer facilement le bien sur le terrain. La durée d’un tel inventaire sera ensuite fonction du nombre de données à collecter (état de vétusté, service utilisateur, marque, modèle …).

Il faut ensuite procéder à un rapprochement avec les immobilisations enregistrées en comptabilité. Cette réconciliation peut s’opérer de trois manières :
1° en rapprochant unitairement un bien physique d’une immo comptable.
2° en éclatant les lots d’immobilisations enregistrés et en reliant ensuite une immo à un article.
3° en valorisant les biens inventoriés à partir des factures ou d’une estimation moyenne et en comparant chaque compte d’immobilisation à la somme des montants de la famille d’articles correspondante.

Dans tous les cas, seule une analyse approfondie des écarts entre réalité physique et gestion comptable garantira la fiabilité de l’inventaire des immobilisations et un bilan juste et sincère.

Mise en conformité, certification des comptes et avantages financiers

Au-delà du respect des réglementations (loi de sécurité financière, loi Sarbanes-Oxley, normes IAS/IFRS, LSF, M21, audit interne) qui imposent des obligations fortes en matière de gestion d’immobilisations, l’inventaire offre aujourd’hui aux entreprises une double assurance. Il garantit non seulement le suivi comptable des actifs immobilisés mais il assure aussi leur suivi financier. Il apporte la preuve que les investissements ont été raisonnés et réalisés dans les règles de l’art et peut devenir un critère de performance de l’entreprise.

Comment répondre aux nouveaux enjeux de gestion des espaces de travail en entreprise. 

Solution Cloud – Space planning – Tracking RFID : Le trio gagnant !

L’évolution des modes de travail amène de plus en plus les entreprises à repenser leurs espaces et leur organisation pour permettre aux collaborateurs agiles de travailler efficacement. Une démarche qui peut devenir un véritable atout pour l’entreprise. D’une part, elle pourra réaliser des économies en optimisant l’utilisation de ses espaces de travail et d’autre part, elle pourra répondre aux aspirations de ses collaborateurs de plus en plus mobiles. Aujourd’hui, des solutions techniques existent pour que l’entreprise puisse passer efficacement du modèle traditionnel du bureau sédentaire à celui des espaces partagés. Des technologies qui sont accessibles à toutes les entreprises grâce notamment à la combinaison des solutions en mode SaaS, au « tracking » du mobilier en RFID et au mapping des espaces de travail sur plan.

Nomadisme et mobilité en entreprise

De plus en plus, le nomadisme en entreprise devient la norme et conduit les organisations à prendre en compte l’indispensable flexibilité des lieux et des modes de travail.

Une évolution qui peut apporter aux entreprises une réponse concrète à l’envolée des prix de l’immobilier de bureaux, notamment dans les grandes métropoles, et leur permettre de changer leur approche de l’optimisation de l’utilisation des surfaces.
Pour exemple, selon une étude Cushman & Wakefield de 2017, la moyenne des surfaces des grandes transactions d’immobilier de bureaux en Île-de-France reste étonnamment stable depuis dix ans. Force est de constater que si les grandes entreprises ne prennent pas davantage d’espaces de bureaux, elles s’organisent différemment pour optimiser les lieux.

Désormais chaque bureau peut être utilisé, à tout moment, par tout collaborateur de l’entreprise. Au-delà des économies réalisées sur le coût de l’immobilier de bureaux, le développement du nomadisme en entreprise présente d’autres atouts. Selon la même étude, 82 % des grandes entreprises considèrent en effet qu’une gestion optimisée de leurs espaces de travail et de leur organisation sont des facteurs clés pour assurer la rétention des talents.

Le flex office fait repenser la gestion des espaces de travail

L’entreprise aurait donc tout à y gagner, d’autant que la mobilité des salariés ne cesse de croître – poussée par les évolutions réglementaires favorables au télétravail – et que la demande des collaborateurs souhaitant organiser leur propre temps de travail s’amplifie également.

L’optimisation de l’utilisation de l’espace répond enfin à des problématiques conjoncturelles, par exemple pour les entreprises connaissant une croissance très rapide et qui peuvent ainsi continuer de recruter immédiatement sans attendre la disponibilité de nouveaux locaux supplémentaires.

Adapter les outils de l’organisation

Space planning & Tracking RFID ou les apports de la RFID dans la gestion des espaces de travail

La mobilité des collaborateurs est donc bien une évolution nécessaire à la compétitivité de l’entreprise et qui nécessite forcément une adaptation en termes d’outils et d’organisation.
Organiser les espaces de travail, créer des scénarios d’occupation, et gérer les disponibilités, doivent être appréhendés avec des outils modernes. Car modéliser sur plan les espaces de travail, est un mode d’organisation qui ne peut évidemment plus être réalisé avec de simple planning et autre tableur


Un nouveau regard sur l’Asset management (Tracking RFID et space planning)
en adéquation avec les nouveaux espaces de travail

Il en est de même pour ce qui est de l’implémentation de dispositifs RFID sur l’ensemble du matériel. Cela permet de savoir à tous instants ce qui est disponible, ce qui ne l’est pas, mais aussi de favoriser le travail collaboratif. En effet ce « tracking d’assets  » permet de s’assurer que les espaces de collaborations (salle de réunion et autres tiers-lieux) disposent du matériel nécessaire à l’efficacité d’un travail d’équipe en mode projet, avec des collaborateurs sur site ou hors site.

Dans ces nouvelles organisations d’entreprise, le service le plus important est celui qui va permettre le bon fonctionnement, fluide et sans contrainte de ces nouveaux modes de travail. Les traditionnels codes du bureau cèdent en quelque sorte la place à la nécessaire digitalisation des espaces de travail.

L’apport du cloud dans la gestion des espaces de travail

Sur un plan technologique, le cloud et les applications en mode SaaS ont permis une avancée majeure pour le développement de ce type d’applications accessibles partout, tout le temps et quel que soit le support utilisé (ordinateur, tablette, smartphone).

Une solution doit prendre en compte les nouveaux comportements pour être utilisée par tous, sur des supports variés et répondre aux aspirations BYOD (bring your own device).

Enfin, adopter des outils modernes d’organisation des espaces de travail peut devenir une étape sur le chemin de l’indispensable transformation numérique de l’entreprise. L’entreprise nomade voit s’ouvrir bien des voies devant elle…C

enquête sur le télétravail et la gestion des espaces de travail
Source : Regards croisés des salariés et des entreprises du privé sur le télétravail,
Le comptoir mm de la nouvelle entreprise, Malakoff Médéric, janvier 2018

Inventaire ! Par où je commence ?

Vous devez faire l’inventaire mais …

Vous ne savez pas trop bien par où commencer ?

Voici quelques conseils :
1. Définissez un périmètre : quels biens inventorier, quels niveaux d’informations voulues ?
2. Choisissez les bons outils : codes-barres, RFID, Datamatrix, logiciel en cloud …
3. Rédigez une charte de collage : où coller les étiquettes sur les armoires, sur les ordinateurs portables ?
4. Etablissez un planning : horaires d’ouvertures des sites, organisation des tournées …

Vous ne savez pas combien de temps ça va vous prendre ?

Estimer les temps d’inventaire dépend de plusieurs facteurs :
– les types d’objets à inventorier : bench tous identiques ou œuvres d’art spécifiques ?
– les lieux d’inventaires : locaux industriels, grands open space ou bureaux cloisonnés ?
– le secteur d’activité de l’entreprise : le secteur tertiaire détient en général moins de matériels que le service public

Calculez le nombre de jours d'inventaire
Pour évaluer votre nombre de jours d’inventaire, c’est par ici

Encore quelques conseils d’inventaire : privilégiez la pérennité

Commencez petit et inventoriez un site pilote. Il sera toujours temps d’étendre le périmètre des biens recensés et de compléter les informations. A condition d’avoir fait le choix d’un logiciel d’inventaire qui offre une solution pérenne !
Et n’hésitez pas à faire un test sur un premier site ou sur un étage pour vous entraîner plutôt que de tout faire en même temps. Une fois encore, les autres sites pourront être inventoriés par la suite.

Ce qu’il faut retenir : Avant de se lancer bille en tête dans un inventaire, il faut impérativement respecter cette règle : Disposer d’une méthodologie et de moyens pour obtenir un résultat et surtout assurer une continuité de service pour éviter les inventaires sans lendemain !

Une méthodologie, des outils et des moyens : le tiercé gagnant pour un inventaire qui dure !
Tout pour un inventaire réussi

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L’inventaire, un levier efficace pour lutter contre la surconsommation

Au-delà de son objectif purement comptable, l’inventaire offre une connaissance exacte de son patrimoine. Il permet de mettre en place une gestion raisonnée des dépenses. L’inventaire s’avère un levier redoutable pour éviter les investissements inutiles.

Connaître ce que l’on possède c’est en finir avec les achats intempestifs. Faire son inventaire, c’est mettre en place un comportement vertueux vis-à-vis de sa consommation. C’est avoir un comportement écologiquement responsable.

Bien sûr, nous savons tous que notre planète crève de notre surconsommation.  Savoir ce que l’on possède c’est aussi lutter contre ce phénomène à notre échelle.

La croissance éco-responsable améliore la performance de l’entreprise

En somme, il y a deux vertus à faire son inventaire : avoir un comportement éco-responsable en évitant la surconsommation et permettre à l’entreprise d’avoir des investissements raisonnés afin de mieux maîtriser ses budgets.

Un levier indispensable pour réduire les dépenses inutiles

En moyenne, les entreprises maîtrisant l’approvisionnement des objets nécessaires à l’environnement de travail économisent 20% de leur budget achat.

A la question « Jean-Pierre, j’ai besoin d’un bureau, tu peux m’en commander un ? » Donnez-vous les moyens de répondre « Attends je vérifie d’abord si j’en ai un de disponible ! »  Et vérifiez dans vos différents lieux de stockage, ou autre espace bureau non occupé.

Mettre en place un tel processus permettra d’améliorer le contrôle et la gestion des acquisitions et donc , de facto, conduira à une augmentation des bénéfices dans le futur. Lorsque je ne dépense pas, je donne les moyens à mon entreprise de cumuler plus de bénéfice.

Le département de l’environnement de travail, les services généraux, devient ainsi un centre de profit plutôt qu’un centre de coûts mal maîtrisé.