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Comment répondre aux nouveaux enjeux de gestion des espaces de travail en entreprise. 

Solution Cloud – Space planning – Tracking RFID : Le trio gagnant !

L’évolution des modes de travail amène de plus en plus les entreprises à repenser leurs espaces et leur organisation pour permettre aux collaborateurs agiles de travailler efficacement. Une démarche qui peut devenir un véritable atout pour l’entreprise. D’une part, elle pourra réaliser des économies en optimisant l’utilisation de ses espaces de travail et d’autre part, elle pourra répondre aux aspirations de ses collaborateurs de plus en plus mobiles. Aujourd’hui, des solutions techniques existent pour que l’entreprise puisse passer efficacement du modèle traditionnel du bureau sédentaire à celui des espaces partagés. Des technologies qui sont accessibles à toutes les entreprises grâce notamment à la combinaison des solutions en mode SaaS, au « tracking » du mobilier en RFID et au mapping des espaces de travail sur plan.

Nomadisme et mobilité en entreprise

De plus en plus, le nomadisme en entreprise devient la norme et conduit les organisations à prendre en compte l’indispensable flexibilité des lieux et des modes de travail.

Une évolution qui peut apporter aux entreprises une réponse concrète à l’envolée des prix de l’immobilier de bureaux, notamment dans les grandes métropoles, et leur permettre de changer leur approche de l’optimisation de l’utilisation des surfaces.
Pour exemple, selon une étude Cushman & Wakefield de 2017, la moyenne des surfaces des grandes transactions d’immobilier de bureaux en Île-de-France reste étonnamment stable depuis dix ans. Force est de constater que si les grandes entreprises ne prennent pas davantage d’espaces de bureaux, elles s’organisent différemment pour optimiser les lieux.

Désormais chaque bureau peut être utilisé, à tout moment, par tout collaborateur de l’entreprise. Au-delà des économies réalisées sur le coût de l’immobilier de bureaux, le développement du nomadisme en entreprise présente d’autres atouts. Selon la même étude, 82 % des grandes entreprises considèrent en effet qu’une gestion optimisée de leurs espaces de travail et de leur organisation sont des facteurs clés pour assurer la rétention des talents.

Le flex office fait repenser la gestion des espaces de travail

L’entreprise aurait donc tout à y gagner, d’autant que la mobilité des salariés ne cesse de croître – poussée par les évolutions réglementaires favorables au télétravail – et que la demande des collaborateurs souhaitant organiser leur propre temps de travail s’amplifie également.

L’optimisation de l’utilisation de l’espace répond enfin à des problématiques conjoncturelles, par exemple pour les entreprises connaissant une croissance très rapide et qui peuvent ainsi continuer de recruter immédiatement sans attendre la disponibilité de nouveaux locaux supplémentaires.

Adapter les outils de l’organisation

Space planning & Tracking RFID ou les apports de la RFID dans la gestion des espaces de travail

La mobilité des collaborateurs est donc bien une évolution nécessaire à la compétitivité de l’entreprise et qui nécessite forcément une adaptation en termes d’outils et d’organisation.
Organiser les espaces de travail, créer des scénarios d’occupation, et gérer les disponibilités, doivent être appréhendés avec des outils modernes. Car modéliser sur plan les espaces de travail, est un mode d’organisation qui ne peut évidemment plus être réalisé avec de simple planning et autre tableur


Un nouveau regard sur l’Asset management (Tracking RFID et space planning)
en adéquation avec les nouveaux espaces de travail

Il en est de même pour ce qui est de l’implémentation de dispositifs RFID sur l’ensemble du matériel. Cela permet de savoir à tous instants ce qui est disponible, ce qui ne l’est pas, mais aussi de favoriser le travail collaboratif. En effet ce « tracking d’assets  » permet de s’assurer que les espaces de collaborations (salle de réunion et autres tiers-lieux) disposent du matériel nécessaire à l’efficacité d’un travail d’équipe en mode projet, avec des collaborateurs sur site ou hors site.

Dans ces nouvelles organisations d’entreprise, le service le plus important est celui qui va permettre le bon fonctionnement, fluide et sans contrainte de ces nouveaux modes de travail. Les traditionnels codes du bureau cèdent en quelque sorte la place à la nécessaire digitalisation des espaces de travail.

L’apport du cloud dans la gestion des espaces de travail

Sur un plan technologique, le cloud et les applications en mode SaaS ont permis une avancée majeure pour le développement de ce type d’applications accessibles partout, tout le temps et quel que soit le support utilisé (ordinateur, tablette, smartphone).

Une solution doit prendre en compte les nouveaux comportements pour être utilisée par tous, sur des supports variés et répondre aux aspirations BYOD (bring your own device).

Enfin, adopter des outils modernes d’organisation des espaces de travail peut devenir une étape sur le chemin de l’indispensable transformation numérique de l’entreprise. L’entreprise nomade voit s’ouvrir bien des voies devant elle…C

enquête sur le télétravail et la gestion des espaces de travail
Source : Regards croisés des salariés et des entreprises du privé sur le télétravail,
Le comptoir mm de la nouvelle entreprise, Malakoff Médéric, janvier 2018

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Trouvez de nouveaux leviers pour participer à l’amélioration de la rentabilité de votre entreprise.

L’inventaire, un levier efficace pour lutter contre la surconsommation

Au-delà de son objectif purement comptable, l’inventaire offre une connaissance exacte de son patrimoine. Il permet de mettre en place une gestion raisonnée des dépenses. L’inventaire s’avère un levier redoutable pour éviter les investissements inutiles.

Connaître ce que l’on possède c’est en finir avec les achats intempestifs. Faire son inventaire, c’est mettre en place un comportement vertueux vis-à-vis de sa consommation. C’est avoir un comportement écologiquement responsable.

Bien sûr, nous savons tous que notre planète crève de notre surconsommation.  Savoir ce que l’on possède c’est aussi lutter contre ce phénomène à notre échelle.

La croissance éco-responsable améliore la performance de l’entreprise

En somme, il y a deux vertus à faire son inventaire : avoir un comportement éco-responsable en évitant la surconsommation et permettre à l’entreprise d’avoir des investissements raisonnés afin de mieux maîtriser ses budgets.

Un levier indispensable pour réduire les dépenses inutiles

En moyenne, les entreprises maîtrisant l’approvisionnement des objets nécessaires à l’environnement de travail économisent 20% de leur budget achat.

A la question « Jean-Pierre, j’ai besoin d’un bureau, tu peux m’en commander un ? » Donnez-vous les moyens de répondre « Attends je vérifie d’abord si j’en ai un de disponible ! »  Et vérifiez dans vos différents lieux de stockage, ou autre espace bureau non occupé.

Mettre en place un tel processus permettra d’améliorer le contrôle et la gestion des acquisitions et donc , de facto, conduira à une augmentation des bénéfices dans le futur. Lorsque je ne dépense pas, je donne les moyens à mon entreprise de cumuler plus de bénéfice.

Le département de l’environnement de travail, les services généraux, devient ainsi un centre de profit plutôt qu’un centre de coûts mal maîtrisé.

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Inventaire, quelles sont les obligations légales ?

Obligation d’inventaire : article L123-12 du code du commerce

« Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l’enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. Ces mouvements sont enregistrés chronologiquement. Elle doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise. Elle doit établir des comptes annuels à la clôture de l’exercice au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire. Ces comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe, qui forment un tout indissociable. »

Avantages

Au-delà de sa dimension légale, l’inventaire des immobilisations * présente 4 avantages décisifs :

  1. Il prouve que les investissements ont été réalisés dans les « règles de l’art ». Ainsi, il permet de rassurer les commissaires aux comptes de la réelle existence des investissements en matériel.
  2. De même, il permet de réconcilier l’inventaire comptable avec l’inventaire physique. En somme, il atteste que les « livres comptables » sont le reflet de la réalité.
  3. Enfin, savoir ce que l’on possède c’est gérer au mieux ses investissements. C’est permettre aux clients internes de disposer plus rapidement des objets qui leurs sont nécessaires. C’est optimiser l’utilisation de son patrimoine.
  4. Outre la qualité de service qui découle de la bonne connaissance de son patrimoine, nous notons que les entreprises utilisant une solution d’ inventaire, constatent une baisse du budget des achats de l’ordre de 20%.

* les biens que l’entreprise achète et qu’elle met à disposition des salariés pour qu’ils accomplissent leurs tâches.

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Puces RFID, lesquelles choisir ?

Analyser le terrain pour réussir son inventaire RFID

Pour tirer profit au maximum des avantages offerts par la RFID, il faut commencer par choisir la ou les bonnes puces.

Malgré la multitude de tags RFID existants, ce sourcing n’est pas si simple. Il est pourtant primordial car il conditionnera la performance de la solution déployée. Il est toujours nécessaire de commencer par une analyse sur le terrain afin de connaître les contraintes de l’environnement. Dans une usine ou dans des bureaux les ondes radio n’évoluent pas de la même façon. L’inventaire RFID, c’est d’abord et toujours, une problématique terrain !

Choisir la puce RFID appropriée dépend de votre environnement, de la matière dont sont constitués les biens à inventorier et de leur taille.

3 facteurs clés pour
choisir les bonnes puces RFID

modèles de puces RFID
Différents modèles de puces RFID
pour l’inventaire.

L’environnement est un facteur majeur. Il sera déterminant dans le choix du type de puces et de la distance de lecture possible. Il existe :  des puces RFID actives et passives, des puces à haute fréquence ou ultra haute fréquence, des puces RFID encodables ou non. Certaines puces RFID supportent un autoclave par exemple, ou des intempéries parce qu’elles sont déployées à l’extérieur. D’autres peuvent resister aux produits chimiques, aux frottements, ou à de très fortes chaleurs …

Le matériau du bien à identifier est également un élément déterminant dans la sélection des tags RFID. Il existe des puces spécifiques qui tiennent dans un fil qui pourront être cousues dans des vêtements ou des tapis. Certaines étiquettes sont fabriquées avec une colle spéciale. Elles peuvent être apposées sous des œuvres d’art afin de ne pas les détériorer. D’autres encore permettent d’être lues même sur un support métallique.

Le dernier critère de choix repose sur la taille du bien. La miniaturisation permet aujourd’hui de disposer de puces RFID très petites (5mm x 5mm). Il devient donc possible d’identifier des biens tout aussi petits comme des outils de précision ou de métrologie.