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Solution Cloud – Space planning – Tracking RFID : Le trio gagnant !

L’évolution des modes de travail amène de plus en plus les entreprises à repenser leurs espaces et leur organisation pour permettre aux collaborateurs agiles de travailler efficacement. Une démarche qui peut devenir un véritable atout pour l’entreprise. D’une part, elle pourra réaliser des économies en optimisant l’utilisation de ses espaces de travail et d’autre part, elle pourra répondre aux aspirations de ses collaborateurs de plus en plus mobiles. Aujourd’hui, des solutions techniques existent pour que l’entreprise puisse passer efficacement du modèle traditionnel du bureau sédentaire à celui des espaces partagés. Des technologies qui sont accessibles à toutes les entreprises grâce notamment à la combinaison des solutions en mode SaaS, au « tracking » du mobilier en RFID et au mapping des espaces de travail sur plan.

Nomadisme et mobilité en entreprise

De plus en plus, le nomadisme en entreprise devient la norme et conduit les organisations à prendre en compte l’indispensable flexibilité des lieux et des modes de travail.

Une évolution qui peut apporter aux entreprises une réponse concrète à l’envolée des prix de l’immobilier de bureaux, notamment dans les grandes métropoles, et leur permettre de changer leur approche de l’optimisation de l’utilisation des surfaces.
Pour exemple, selon une étude Cushman & Wakefield de 2017, la moyenne des surfaces des grandes transactions d’immobilier de bureaux en Île-de-France reste étonnamment stable depuis dix ans. Force est de constater que si les grandes entreprises ne prennent pas davantage d’espaces de bureaux, elles s’organisent différemment pour optimiser les lieux.

Désormais chaque bureau peut être utilisé, à tout moment, par tout collaborateur de l’entreprise. Au-delà des économies réalisées sur le coût de l’immobilier de bureaux, le développement du nomadisme en entreprise présente d’autres atouts. Selon la même étude, 82 % des grandes entreprises considèrent en effet qu’une gestion optimisée de leurs espaces de travail et de leur organisation sont des facteurs clés pour assurer la rétention des talents.

Le flex office fait repenser la gestion des espaces de travail

L’entreprise aurait donc tout à y gagner, d’autant que la mobilité des salariés ne cesse de croître – poussée par les évolutions réglementaires favorables au télétravail – et que la demande des collaborateurs souhaitant organiser leur propre temps de travail s’amplifie également.

L’optimisation de l’utilisation de l’espace répond enfin à des problématiques conjoncturelles, par exemple pour les entreprises connaissant une croissance très rapide et qui peuvent ainsi continuer de recruter immédiatement sans attendre la disponibilité de nouveaux locaux supplémentaires.

Adapter les outils de l’organisation

Space planning & Tracking RFID ou les apports de la RFID dans la gestion des espaces de travail

La mobilité des collaborateurs est donc bien une évolution nécessaire à la compétitivité de l’entreprise et qui nécessite forcément une adaptation en termes d’outils et d’organisation.
Organiser les espaces de travail, créer des scénarios d’occupation, et gérer les disponibilités, doivent être appréhendés avec des outils modernes. Car modéliser sur plan les espaces de travail, est un mode d’organisation qui ne peut évidemment plus être réalisé avec de simple planning et autre tableur

Il en est de même pour ce qui est de l’implémentation de dispositifs RFID sur l’ensemble du matériel. Cela permet de savoir à tous instants ce qui est disponible, ce qui ne l’est pas, mais aussi de favoriser le travail collaboratif. En effet ce « tracking d’assets  » permet de s’assurer que les espaces de collaborations (salle de réunion et autres tiers-lieux) disposent du matériel nécessaire à l’efficacité d’un travail d’équipe en mode projet, avec des collaborateurs sur site ou hors site.

Dans ces nouvelles organisations d’entreprise, le service le plus important est celui qui va permettre le bon fonctionnement, fluide et sans contrainte de ces nouveaux modes de travail. Les traditionnels codes du bureau cèdent en quelque sorte la place à la nécessaire digitalisation des espaces de travail.

L’apport du cloud dans la gestion des espaces de travail

Sur un plan technologique, le cloud et les applications en mode SaaS ont permis une avancée majeure pour le développement de ce type d’applications accessibles partout, tout le temps et quel que soit le support utilisé (ordinateur, tablette, smartphone).

Une solution doit prendre en compte les nouveaux comportements pour être utilisée par tous, sur des supports variés et répondre aux aspirations BYOD (bring your own device).

Enfin, adopter des outils modernes d’organisation des espaces de travail peut devenir une étape sur le chemin de l’indispensable transformation numérique de l’entreprise. L’entreprise nomade voit s’ouvrir bien des voies devant elle…C