Auteur/autrice : Stéphanie Guyot

Inventaire annuel ou inventaire permanent des immobilisations ?

Tous les ans, au moment de la clôture des comptes, l’entreprise a l’obligation de produire un état des immobilisations. Cet état comprend le comptage des immobilisations et leur valorisation.
Pour ce faire il existe deux méthodes. L’inventaire permanent consiste à enregistrer les mouvements d’entrées et de sorties d’immobilisations tout au long de l’année. L’inventaire annuel, lui, consiste à compter les immobilisations une fois par an.

Généralement, la comptabilité enregistre les factures d’immobilisation au cours de l’exercice. Elle peut en fournir une liste ainsi que la valeur d’achat comptabilisée et les amortissements de l’année. Cependan,t plus rares sont les entreprises qui possèdent une vue exhaustive et réaliste de leurs immos. Souvent, ce sont des pieds de factures qui sont saisis ou des lots d’immobilisations. Et dans ce cas, il est difficile de distinguer, parmi un ensemble de bureaux par exemple, lequel a fait l’objet d’une mise au rebut. Par conséquent, il est très important de disposer d’un inventaire physique unitaire, chaque bien pouvant être dissocié d’un autre et rattaché à son propre centre de coût. Et pour aller encore plus loin et s’assurer une vraie traçabilité des mouvements de ses immos, le mieux est d’utiliser un outil à même d’historiser toutes les opérations et de générer les écritures comptables pouvant en découler.

L’inventaire annuel ne fournira donc qu’une cartographie des immobilisations à un instant T alors que l’inventaire permanent assurera la pérennité de la gestion physique des immobilisations. Il est celui qui apportera à l’entreprise la garantie d’une gestion fine de son patrimoine et une collecte des informations au plus près de la réalité physique.

Mais comment s’y prendre ? Un tel inventaire est très chronophage. Et comment rapprocher la réalité du terrain avec les enregistrements comptables ?

Il y a plusieurs façons de procéder mais une seule est viable dans le temps. Il faut identifier chaque immobilisation par une étiquette avec un numéro unique et enregistrer sa localisation. Cette méthodologie est la seule qui évite les doubles comptages. Elle permet de repérer facilement le bien sur le terrain. La durée d’un tel inventaire sera ensuite fonction du nombre de données à collecter (état de vétusté, service utilisateur, marque, modèle …).

Il faut ensuite procéder à un rapprochement avec les immobilisations enregistrées en comptabilité. Cette réconciliation peut s’opérer de trois manières :
1° en rapprochant unitairement un bien physique d’une immo comptable.
2° en éclatant les lots d’immobilisations enregistrés et en reliant ensuite une immo à un article.
3° en valorisant les biens inventoriés à partir des factures ou d’une estimation moyenne et en comparant chaque compte d’immobilisation à la somme des montants de la famille d’articles correspondante.

Dans tous les cas, seule une analyse approfondie des écarts entre réalité physique et gestion comptable garantira la fiabilité de l’inventaire des immobilisations et un bilan juste et sincère.

Mise en conformité, certification des comptes et avantages financiers

Au-delà du respect des réglementations (loi de sécurité financière, loi Sarbanes-Oxley, normes IAS/IFRS, LSF, M21, audit interne) qui imposent des obligations fortes en matière de gestion d’immobilisations, l’inventaire offre aujourd’hui aux entreprises une double assurance. Il garantit non seulement le suivi comptable des actifs immobilisés mais il assure aussi leur suivi financier. Il apporte la preuve que les investissements ont été raisonnés et réalisés dans les règles de l’art et peut devenir un critère de performance de l’entreprise.

Vous devez faire l’inventaire mais …

Vous ne savez pas trop bien par où commencer ?

Voici quelques conseils :
1. Définissez un périmètre : quels biens inventorier, quels niveaux d’informations voulues ?
2. Choisissez les bons outils : codes-barres, RFID, Datamatrix, logiciel en cloud …
3. Rédigez une charte de collage : où coller les étiquettes sur les armoires, sur les ordinateurs portables ?
4. Etablissez un planning : horaires d’ouvertures des sites, organisation des tournées …

Vous ne savez pas combien de temps ça va vous prendre ?

Estimer les temps d’inventaire dépend de plusieurs facteurs :
– les types d’objets à inventorier : bench tous identiques ou œuvres d’art spécifiques ?
– les lieux d’inventaires : locaux industriels, grands open space ou bureaux cloisonnés ?
– le secteur d’activité de l’entreprise : le secteur tertiaire détient en général moins de matériels que le service public

Encore quelques conseils d’inventaire : privilégiez la pérennité

Commencez petit et inventoriez un site pilote. Il sera toujours temps d’étendre le périmètre des biens recensés et de compléter les informations. A condition d’avoir fait le choix d’un logiciel d’inventaire qui offre une solution pérenne !
Et n’hésitez pas à faire un test sur un premier site ou sur un étage pour vous entraîner plutôt que de tout faire en même temps. Une fois encore, les autres sites pourront être inventoriés par la suite.

Ce qu’il faut retenir : Avant de se lancer bille en tête dans un inventaire, il faut impérativement respecter cette règle : Disposer d’une méthodologie et de moyens pour obtenir un résultat et surtout assurer une continuité de service pour éviter les inventaires sans lendemain !

Des inventaires RFID facilités

Contrairement à un code-barres, une puce RFID peut être lue sans contact ni visée. En effet, pour scanner un tag, il suffit que l’onde qu’il renvoie se trouve dans le champ magnétique du lecteur qui l’interroge. Cela signifie que les puces, même dissimulées dans une armoire, sous une machine, ou dans la doublure d’un rideau …, restent lisibles.
Alors qu’avec l’étiquetage traditionnel en codes-barres, les inventoristes doivent pointer le scanner du terminal directement sur l’étiquette pour pouvoir la lire. Cela peut les conduire à devoir déplacer du mobilier pour lire le code-barres placé derrière ou à ramper sous des tables ou encore à monter sur une échelle pour accéder à des vidéos projecteurs fixés au plafond par exemple.

Des cadences d’inventaires multipliées par 4 ou 5 

En plus de faciliter le travail des équipes sur le terrain, la RFID offre surtout un autre atout majeur, celui d’accélérer les cadences de recensement. Inutile de chercher les tags, l’information vient à vous toute seule. Il suffit de parcourir une pièce et de la balayer pour scanner son contenu. L’inventoriste peut lire plusieurs dizaines de puces en quelques secondes par une lecture en rafale.
Les cadences sont en générale multipliées par 4, voire 5, selon les environnements. Pour en savoir plus, téléchargez le livre blanc « InventaireRFID, décuplez votre efficacité opérationnelle » .

Comme toujours avec la RFID, la réponse vient du terrain. C’est en analysant l’environnement et les objets à identifier que le choix entre puces actives ou passives se fait.

Caractéristiques des puces RFID actives

Les étiquettes actives possèdent leur propre source d’alimentation (une pile ou une batterie). Elles ont une antenne intégrée et émettent constamment un signal. De ce fait, elles sont lisibles en permanence … enfin tant que la pile fonctionne.
Plus grandes que les puces RFID passives, elles offrent des distances de lecture plus longues pouvant aller jusqu’à 100 mètres. Elles peuvent prendre en charge des capteurs de température ou d’humidité par exemple.
Elles sont généralement utilisées dans des environnements difficiles pour suivre des équipements mobiles, de grande taille tels que des véhicules.

Caractéristiques des étiquettes RFID passives

Lisibles uniquement lorsqu’elles sont interrogées par un lecteur RFID, les puces passives n’ont pas de batterie. 
Généralement moins chères que les puces actives, elles prennent des formes, des dimensions et des couleurs aussi variées que les objets qu’elles identifient. Elles peuvent atteindre la taille d’un grain de riz et supporter des conditions extrêmes.
Couramment utilisées pour la traçabilité des biens de consommation, elles sont également largement répandues dans les entreprises qui cherchent à suivre leur patrimoine mobilier, informatique … Leur courte distance de lecture est même un atout dans ce dernier cas.
Pour avoir une vision fiable du contenu d’une pièce mieux vaut bien gérer sa distance de lecture et éviter de scanner les objets de la pièce d’à côté !