Inventaire annuel ou inventaire permanent des immobilisations ?
Tous les ans, au moment de la clôture des comptes, l’entreprise a l’obligation de produire un état des immobilisations. Cet état comprend le comptage des immobilisations et leur valorisation.
Pour ce faire il existe deux méthodes. L’inventaire permanent consiste à enregistrer les mouvements d’entrées et de sorties d’immobilisations tout au long de l’année. L’inventaire annuel, lui, consiste à compter les immobilisations une fois par an.
Généralement, la comptabilité enregistre les factures d’immobilisation au cours de l’exercice. Elle peut en fournir une liste ainsi que la valeur d’achat comptabilisée et les amortissements de l’année. Cependan,t plus rares sont les entreprises qui possèdent une vue exhaustive et réaliste de leurs immos. Souvent, ce sont des pieds de factures qui sont saisis ou des lots d’immobilisations. Et dans ce cas, il est difficile de distinguer, parmi un ensemble de bureaux par exemple, lequel a fait l’objet d’une mise au rebut. Par conséquent, il est très important de disposer d’un inventaire physique unitaire, chaque bien pouvant être dissocié d’un autre et rattaché à son propre centre de coût. Et pour aller encore plus loin et s’assurer une vraie traçabilité des mouvements de ses immos, le mieux est d’utiliser un outil à même d’historiser toutes les opérations et de générer les écritures comptables pouvant en découler.
L’inventaire annuel ne fournira donc qu’une cartographie des immobilisations à un instant T alors que l’inventaire permanent assurera la pérennité de la gestion physique des immobilisations. Il est celui qui apportera à l’entreprise la garantie d’une gestion fine de son patrimoine et une collecte des informations au plus près de la réalité physique.
Mais comment s’y prendre ? Un tel inventaire est très chronophage. Et comment rapprocher la réalité du terrain avec les enregistrements comptables ?
Il y a plusieurs façons de procéder mais une seule est viable dans le temps. Il faut identifier chaque immobilisation par une étiquette avec un numéro unique et enregistrer sa localisation. Cette méthodologie est la seule qui évite les doubles comptages. Elle permet de repérer facilement le bien sur le terrain. La durée d’un tel inventaire sera ensuite fonction du nombre de données à collecter (état de vétusté, service utilisateur, marque, modèle …).
Il faut ensuite procéder à un rapprochement avec les immobilisations enregistrées en comptabilité. Cette réconciliation peut s’opérer de trois manières :
1° en rapprochant unitairement un bien physique d’une immo comptable.
2° en éclatant les lots d’immobilisations enregistrés et en reliant ensuite une immo à un article.
3° en valorisant les biens inventoriés à partir des factures ou d’une estimation moyenne et en comparant chaque compte d’immobilisation à la somme des montants de la famille d’articles correspondante.
Dans tous les cas, seule une analyse approfondie des écarts entre réalité physique et gestion comptable garantira la fiabilité de l’inventaire des immobilisations et un bilan juste et sincère.
Mise en conformité, certification des comptes et avantages financiers
Au-delà du respect des réglementations (loi de sécurité financière, loi Sarbanes-Oxley, normes IAS/IFRS, LSF, M21, audit interne) qui imposent des obligations fortes en matière de gestion d’immobilisations, l’inventaire offre aujourd’hui aux entreprises une double assurance. Il garantit non seulement le suivi comptable des actifs immobilisés mais il assure aussi leur suivi financier. Il apporte la preuve que les investissements ont été raisonnés et réalisés dans les règles de l’art et peut devenir un critère de performance de l’entreprise.
